La inteligencia artificial (IA) ha transformado nuestra vida diaria y las herramientas que usamos para trabajar, convirtiéndose en un aliado indispensable para mejorar la eficiencia y creatividad. Ya no se trata solo de robots y tecnología futurista; la IA está aquí para simplificar tareas comunes y mejorar la forma en que trabajamos.
En el mundo de la hoja de cálculo, Excel es un titán, y ahora, con la ayuda de la inteligencia artificial, se ha vuelto aún más poderoso.
La IA en Excel te permite ir más allá de las fórmulas básicas y las tablas de datos, brindándote herramientas innovadoras para tomar decisiones informadas y ser más productivo. Así que, si estás listo para descubrir cómo la IA puede transformar tu experiencia con Excel, te mostraremos cómo esta tecnología está redefiniendo lo que es posible en el mundo de las hojas de cálculo. ¡Prepárate para llevar tus habilidades con Excel al siguiente nivel con la magia de la inteligencia artificial!
Crear fórmulas de Excel con IA
Para crear cualquier fórmula en Excel, a día de hoy, la mejor opción es pedírsela a ChatGPT. Sigue estos pasos:
1. Define lo que necesitas
Abre el Excel o la hoja de cálculo de Sheets y ve a chat.openai.com para acceder a Chat.
Antes de interactuar con ChatGPT, es esencial tener una idea clara de qué datos necesitas analizar y qué quieres lograr con ellos. Por ejemplo, ¿quieres calcular el beneficio neto de un restaurante, analizar los costes operativos, o prever las ventas futuras? Definir tus objetivos específicos te ayudará a formular preguntas precisas a ChatGPT.
2. Formular Preguntas Específicas
ChatGPT es una herramienta poderosa, pero su eficacia depende de la claridad de tus preguntas. Para fórmulas de Excel, tus preguntas deben ser lo más específicas posible.
Por ejemplo, en lugar de preguntar «¿Cómo hago un seguimiento de los beneficios?», pregúntale «¿Cómo puedo calcular el beneficio neto mensual de mi restaurante utilizando las ventas totales y los costos totales en Excel?».
3. Entender y Aplicar las Fórmulas Proporcionadas
Cuando recibas una fórmula de ChatGPT, es crucial entender cada parte de la fórmula antes de aplicarla. Si no estás seguro de qué hace una función específica o cómo se aplican ciertos argumentos, no dudes en pedir a ChatGPT que te lo explique.
Por ejemplo, si te sugiere la fórmula =SUMA(B2:B12)-SUMA(C2:C12) para calcular el beneficio neto, pero no estás seguro de qué representa cada parte, pide una explicación detallada.
4. Adaptación y Optimización
Las fórmulas proporcionadas por ChatGPT pueden necesitar ajustes para adaptarse perfectamente a tu conjunto de datos. No temas experimentar con los parámetros o pedir sugerencias sobre cómo modificar las fórmulas para que se ajusten mejor a tus necesidades.
5. Más Allá de las Fórmulas Básicas
Una vez que te sientas cómodo solicitando y utilizando fórmulas básicas, no te detengas ahí. Excel tiene una gran cantidad de funciones avanzadas que pueden automatizar tareas complejas, prever tendencias y realizar análisis profundos. Utiliza ChatGPT para explorar estas funciones avanzadas, como las tablas dinámicas, las fórmulas matriciales, y las herramientas de análisis de datos.
Un Ejemplo Práctico
Veamos un ejemplo práctico de cómo pedir a ChatGPT una fórmula para calcular el beneficio neto de tu restaurante:
- Tu Pregunta: «¿Cómo puedo calcular el beneficio neto en Excel si tengo mis ingresos totales en la celda B10 y mis costos totales en la celda C10?»
- Respuesta de ChatGPT: «Puedes calcular el beneficio neto restando tus costos totales de tus ingresos totales. Utiliza la fórmula
=B10-C10en una nueva celda para obtener el resultado.» - Seguimiento: «¿Y si quiero expresar eso como un porcentaje de los ingresos totales?»
- Respuesta de ChatGPT: «Para expresar el beneficio neto como un porcentaje de los ingresos totales, puedes utilizar la fórmula
=(B10-C10)/B10. Asegúrate de formatear la celda como porcentaje para una lectura clara del resultado.»
Crear y Ejecutar un Excel con IA
En este apartado vamos a hablar de Ajelix.com, el portal de herramientas de IA que no aparece en tantos titulares como ChatGPT y otras herramientas de IA.
Ajelix Excel Assistant es un producto diseñado para usuarios de Excel y Google Sheets. Su objetivo es ayudarles a realizar sus trabajos de Excel mejor y más rápido.
Para empezar a trabajar con este potente asistente de Excel con IA:
- Inicia sesión ahora en Ajelix.com.
- Regístrate con tu cuenta de Google (o crea una cuenta utilizando cualquier correo electrónico).
- Una vez que hayas verificado tu cuenta, accederás al Panel de control.
- Desde el panel de la izquierda, ve a Herramientas de hoja de cálculo IA.
Usando Ajelix, puedes desarrollar principalmente las siguientes tareas:
- Crear guiones de Excel.
- Crea plantillas de tablas. Esta función tiene un alcance limitado a partir de ahora, ya que solo se permite crear una plantilla de tabla con un máximo de 5 filas de largo y 10 columnas de ancho.
- Agrégalo como complemento a tu Excel. El complemento le permite traducir los datos de tu hoja a 28 idiomas diferentes.
- Las fórmulas que creas o usas con Ajelix se pueden guardar y compartir.
¿Cómo utilizar Ajelix.com? Súper sencillo.
Intentemos usarlo para escribir una fórmula de Excel.
Aquí tenemos un conjunto de datos en Excel.
¿Cómo escribir la fórmula SUMAR, para resumir, las ventas de Nueva York antes del 5 de enero de 2023?
No pensemos tanto: Ajelix lo hará por nosotros.
- Desde las herramientas de hoja de cálculo AI, ve a Fórmulas > Generar.
Ahora, tendríamos que explicarle nuestra situación (y cómo está organizado nuestro conjunto de datos) a Ajelix. Además, debemos escribir nuestros requisitos en un inglés sencillo.
Entonces, ¿qué necesitamos?
- Suma de ventas
- Si el estado es Nueva York
- Y si la fecha es anterior al 05 de enero de 2022
Intentemos escribir eso en palabras simples como se muestra a continuación:
Suma las ventas en las celdas C2:C8 si la fecha correspondiente en la Columna A no es mayor que el 5 de enero de 2022 y la categoría en la Columna B es “Nueva York”.
¡Importante! Hay que tener en cuenta cómo nos hemos referido a las referencias de celdas y columnas donde se encuentran los conjuntos de datos relevantes. Esto es para ayudar a Ajelix a utilizar las referencias de celda correctas en la fórmula resultante.
- Así que escribamos eso y veamos qué pasa.
Esto es lo que Ajelix tiene para sugerir sobre la consulta publicada anteriormente.
No sólo es una fórmula, sino que también sugiere los posibles errores que uno podría cometer con esta fórmula dada.
Además, existen otras fórmulas alternativas.
Es hora de ver si esta fórmula funciona para nuestro conjunto de datos o no.
- Copia la fórmula de Ajelix.
- Pégalo en tu hoja de Excel.
¡Y eso nos da $325! Que es la respuesta correcta, por cierto.
Esto también funciona en dirección inversa. Puede alimentar a Ajelix con cualquier fórmula de Excel y él se la explicará. También puedes usar Ajelix para generar plantillas de tablas para ti.
Posibles desventajas
Con todos los aspectos rápidos e inteligentes de las herramientas de inteligencia artificial de Ajelix.com, aquí hay algunas desventajas que no debes perder de vista:
Precio
Las cosas buenas tienen un precio. También las herramientas de inteligencia artificial. Ajelix es una herramienta de inteligencia artificial paga donde los diferentes planes de precios van desde 0$ al mes hasta 100$ al mes.
Funcionalidad limitada
Puede resultar un poco difícil explicar qué buscas para una herramienta de inteligencia artificial. Y hasta que no hayas proporcionado la información correcta, es posible que Ajelix o cualquier otra herramienta de inteligencia artificial no pueda producir la fórmula correcta.
Especialmente, a medida que las fórmulas y funciones se vuelven complejas y grandes, aumentan las posibilidades de dar resultados incorrectos.
Futuras Herramientas de IA para Excel
¡Pero eso no es todo!
Hay muchas más formas en las que la IA puede hacer que tus de Excel sean mucho más simples, fáciles y rápidos. Analicemos algunos de ellos aquí.
Copilot de Microsoft 365
Microsoft Copilot está diseñado para hacer funcionar la IA de próxima generación. Utiliza un modelo de lenguaje grande (LLM) para convertir los comandos del lenguaje natural en acciones.
Estará integrado en todas las aplicaciones de Microsoft 365 que se utilizan a diario: Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint, etc. Los cientos de comandos y funciones de todas estas aplicaciones que nunca salieron a la luz porque los usuarios nunca supieron cómo solucionarlos. ahora lo hará.
Con Co-Pilot, los usuarios podrían dar indicaciones en lenguaje natural como «actualizar los datos según nuestra estrategia actualizada» . Y Co-pilot ordenará los datos según sus reuniones matutinas, correos electrónicos, estados e hilos.
Co-pilot en Excel permitirá la automatización del análisis de tendencias y la creación de datos visuales en segundos. No habría necesidad de contratar redactores de transcripciones para las reuniones de equipo: Co-pilot lo hará en tiempo real.
Con Business Chat, al que se podrá acceder desde Microsoft365.com y funcionará en todas sus aplicaciones, podrás seleccionar toda la información relevante de un mar de datos actualmente sin explotar.
Análisis predictivo
Excel se utiliza ampliamente en todo el mundo para analizar Excels con IA.
La IA puede aportar más precisión a este campo. Se puede utilizar para identificar patrones y tendencias en conjuntos de datos grandes y no estructurados que pueden ser difíciles o imposibles de detectar utilizando métodos estadísticos tradicionales. Los algoritmos de aprendizaje automático pueden identificar relaciones complejas entre variables que podrían no ser evidentes para los analistas humanos.
Renunciar al trabajo administrativo
Si bien vemos a estos robots impulsados por IA actuando con mucha inteligencia, sería un eufemismo decir que la IA no podrá asumir trabajos administrativos.
La IA podría utilizarse para limpiar y estandarizar datos en Excel, ahorrando tiempo y esfuerzo a los usuarios. Por ejemplo, Excel podría utilizar el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para identificar y corregir errores comunes de entrada de datos o inconsistencias en los datos.
Formato inteligente
Excel podría usar IA para formatear datos automáticamente según su tipo. Esto facilitará la lectura y el análisis de datos. Y no lo olvidemos, esto también ahorrará a los usuarios una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, Excel podría formatear automáticamente los valores de moneda con signos de dólar y puntos decimales, y las fechas con el formato apropiado.
Consulta en lenguaje natural
Hasta hace unos años (o incluso meses), las consultas en lenguaje natural sonaban como el mundo tecnológico de 2050.
Sin embargo, con los recientes avances en IA, ahora estamos viviendo este sueño. Excel ahora podría usar IA para permitir consultas en lenguaje natural, permitiendo a los usuarios hacer preguntas en inglés sencillo y recibir datos relevantes como respuesta.
Por ejemplo, un usuario podría preguntar «¿Cuáles fueron nuestros ingresos por ventas en el primer trimestre?» y Excel podría devolver los datos apropiados de la hoja de cálculo correspondiente.
Comandos de voz
Excel podría usar IA para habilitar comandos de voz, permitiendo a los usuarios interactuar con Excel con manos libres. Por ejemplo, un usuario podría decir «Selecciona las celdas A1 a F10» y Excel realizaría la selección automáticamente.
En definitiva, la IA nos ayudará a deshacernos de la monotonía del trabajo administrativo que no ofrece productividad, creatividad o innovación. Nos ayudará a liberarnos de todos los pequeños trabajos que consumen nuestro tiempo y no ofrecen nada fenomenal a cambio.
¿Y por qué no? Los seres humanos están destinados a innovar y crear cosas como la IA; el resto debe hacerlo la IA.
Así que aquí llegamos a su fin. Hasta ahora, hemos visto tanto de la IA y otros avances en el mundo de la tecnología que ¡parece que ya estamos viviendo en 2030!
La IA ha adelantado al mundo años atrás y seguirá mejorando con el tiempo. Continúe leyendo con nosotros para saber cómo la IA mejora cada vez más.
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